Bàn về kế hoạch truyền thông hiệu quả

Làm thế nào để khám phá và tận dụng các kho báu tiềm ẩn sẵn có trong doanh nghiệp ?
Các phương tiện truyền thông nào được sử dụng để chuyển tải các thông điệp đến khách hàng một cách hiệu quả?
Đó chỉ là 2 trong nhiều câu hỏi luôn được đặt ra cùng những nỗi trăn trở khác của những nhà lãnh đạo doanh nghiệp và những người đang gánh vác trọng trách xây dựng thương hiệu trước tình hình hậu khủng hoảng tài chính thế giới hiện nay. Nhiều doanh nghiệp Việt Nam với qui mô và ngân sách Marketing nhỏ đang vất vả trong việc tìm kiếm và phát huy những ưu thế của mình để cạnh tranh và phát triển trong hội nhập.
Theo thống kê gần đây, trong 100 Công ty tốt nhất để làm việc năm 2008 do Tạp chí Fortune (Mỹ) công bố năm 2008, mức độ hài lòng đối với nơi làm việc của nhân viên trong các Công ty này trung bình là 90%, tại Google đạt đến 98%. Vậy phải chăng sức mạnh của thương hiệu xuất phát từ chính bên trong doanh nghiệp?
Khi thực hiện một kế hoạch truyền thông, trước tiên các doanh nghiệp nên nhìn lại những vấn đề cơ bản nhất về Marketing, đó là: Những sự khác biệt của sản phẩm, dịch vụ? Bạn phải biết khách hàng của bạn là ai? Những thông điệp chủ yếu nào cho kế hoạch truyền thông của bạn?
Sản phẩm, dịch vụ của bạn có những khác biệt nào so với các đối thủ cạnh cạnh như về giá cả, chất lượng, đặc điểm, phong cách, sự tiện dụng, nhanh chóng… Điểm nhấn của sản phẩm, dịch vụ đánh dấu sự khác biệt với các sản phẩm, dịch vụ cùng lọai hiện có trên thị trường là gì? Những khác biệt này sẽ giúp cho bạn đưa ra các thông điệp tốt nhất (messages) đến với khách hàng.
Khi bạn truyền đi những thông điệp đến khách hàng, bạn không thể không biết khách hàng của bạn là ai? giàu hay nghèo? số lượng khách hàng bạn dự kiến gửi thông điệp là bao nhiêu?… Trước khi truyền tải những thông điệp này, bạn nên có một chiến lược để phân đoạn, phân khúc thị trường một cách cụ thể từ đó có kế hoạch truyền tải như thế nào để đạt được hiệu quả cao nhất.
Các thông điệp được truyền đi cho khách hàng phải đảm bảo những yếu tố như: ngắn gọn, dễ hiểu, khác biệt của sản phẩm, dịch vụ so với các sản phẩm, dịch vụ cùng loại hiện đang có trên thị trường…nhằm hướng dẫn khách hàng tìm đến các nơi có thể thực hiện được giao dịch như: website, danh bạ điện thoại, địa điểm, các phương thức cung cấp hàng hoá, dịch vụ…Từ đó ta có thể xác định những nơi cần đầu tư, quảng bá, và tiềm năng thu hút người vào xem như số lượng người vào website, số lượng đặt quan hệ, số lựơng tiềm năng …
Những giá trị marketing tiềm ẩn tại các doanh nghiệp
Nhân viên và các mối quan hệ cá nhân của nhân viên đó là những giá trị marketing tiềm ẩn tại doanh nghiệp bạn. Bạn đã khai thác hết chưa? Nếu các nhân viên của doanh nghiệp không biết, không hiểu về các thông điệp của doanh nghiệp thì liệu khách hàng có hiểu rõ được không?
Bởi vậy trước tiên, bạn nên truyền đạt thông điệp của doanh nghiệp cho chính các nhân viên của bạn, những nhân viên này lúc nào cũng có những mối quan hệ cá nhân sẵn có với bạn bè, gia đình và họ sẽ là người trực tiếp truyền thông điệp cho bạn mà không phải mất một đồng chi phí nào. Ví dụ như một thông điệp “Những chuyến du lịch có giá rẻ nhất” của một Công ty dịch vụ du lịch sẽ là thông điệp được truyền đi rất nhanh từ những nhân viên của bạn cho bạn bè, người thân trong các dịp nghỉ lễ, tết chẳng hạn. Thông điệp “Đỗ là được” chính là thông điệp đặc biệt của Ngân Hàng TMCP Công Thương Việt Nam (VietinBank) dành cho học sinh phổ thông trung học với 400 suất học bổng dành cho các thủ khoa đậu Đại học từ 12/4 đến 9/7/2010, nhưng thiết nghĩ sức thu hút của nó là đến từ nhiều giới, nhất là từ những bậc cha mẹ chứ không chỉ đơn thuần trong giới học sinh.

Kênh truyền thông giá rẻ nhất
Hiện nay, tại Việt Nam hầu như các Công ty đều có website, nhưng không được cập nhật thường xuyên và chưa biết làm cách nào để khách hàng có thể biết được địa chỉ website của bạn. Đó là những vấn đề rất khó, nhất là đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam. Ở Mỹ, các kênh truyền thông trên mạng như website, blogs, mạng xã hội (social networking)… là những kênh truyền thông hiệu quả và rẻ nhất hiện nay. Blogs là trang web dành cho cá nhân, được xem như một nhật ký điện tử của bạn, mà nơi đó bạn có thể bày tỏ quan điểm, thông tin của bạn cho những người quan tâm; các mạng xã hội thì giúp cho bạn tìm được khách hàng thông qua các nhóm bạn, bạn muốn tìm cơ hội nghề nghiệp trên Linkedin, hay qua những mẫu tin quảng cáo ngắn trên Twitter. Qua những kênh truyền thông này, bạn có thể truyền đi những thông điệp của Công ty bạn thông qua những mẫu tin ngắn gọn, thu hút sự chú ý cho mọi người.
Ví dụ một Công ty chuyên về lĩnh vực vận chuyển hàng hóa, thực hiện dịch vụ vận tải đã xây dựng một website mà hình tượng xuyên suốt là bản đồ đất nước trên đó những line đỏ gần như chạy dọc hết bản đồ chính là đường đi của các hành trình vận chuyển Công ty đã thực hiện được. Chính hình tượng này đã đập ngay vào mắt người xem về khả năng cung ứng dịch vụ khá rộng của Công ty, tạo nên một hiệu ứng tốt cho việc quảng bá thương hiệu qua truyền thông, thông qua kết quả hàng ngàn người truy cập trang web, số lượng online tìm hiểu và đơn đặt hàng đã tăng lên một cách đáng kể.
Việc tạo blogs và sử dụng các mạng xã hội để trao đổi thông tin hay truyền tải các thông điệp của Công ty là những kỹ thuật khá đơn giản, tuy nhiên không phải ai cũng biết tận dụng những công cụ truyền thông này.
Quảng cáo trên báo, trên truyền hình là những kênh truyền thông phổ biến nhất hiện nay. Người ta thống kê rằng: một thông điệp được truyền đi qua các kênh này phải lặp đi, lặp lại ít nhất 7 lần thì mới có khả năng tạo sự lưu ý của khách hàng. Do vậy, những kênh truyền thông này sẽ tiêu tốn rất nhiều tiền từ ngân sách marketing.
Những bài viết PR (Public Relationship) trên báo hay xây dựng những phim phóng sự trên truyền hình sẽ có tác dụng nhiều đến người xem và khách hàng, nhưng chi phí để thực hiện các chương trình này cũng không nhỏ.
Việc áp dụng chế độ ưu đãi cho đội ngũ cộng tác viên, phóng viên tại chỗ là một nguồn lực có tiềm năng khá tốt trong việc PR cho chính bản thân doanh nghiệp. Bởi đó cũng chính là những người yêu nghề, hiểu nghề và có tâm huyết với công việc mình đã và đang chọn, nên việc tạo ra những sản phẩm PR có rất nhiều mặt tích cực, mang lại hiệu quả tốt cho công tác truyền thông, quảng bá thương hiệu.
Kế hoạch truyền thông
Kế hoạch truyền thông là một phần của kế hoạch phát triển thị trường. Một kế hoạch truyền thông cụ thể tạo ra định hướng cần thiết cho mọi hoạt động truyền thông, giúp Công ty chuyển thông điệp của mình đến với khách hàng mục tiêu.
Kế hoạch truyền thông sẽ giúp cho Công ty xác định được người nhận thông điệp, các tài liệu, trang thiết bị truyền thông được sử dụng, mục đích, thời gian, người chịu trách nhiệm cho từng giai đoạn truyền thông. Kế hoạch truyền thông cũng sẽ giúp Công ty kiểm soát được tất cả các hoạt động truyền thông nhằm đạt được hiệu quả cao nhất. Trong một số trường hợp, khi thông tin cần công bố là phức hợp hoặc nhạy cảm, kế hoạch truyền thông tốt sẽ giúp Công ty hệ thống hóa thông tin và giải quyết những rắc rối nảy sinh xung quanh vấn đề tranh cãi đó.
Những giá trị tiềm ẩn chưa được khai thác tại doanh nghiệp, các kênh truyền thông với chi phí thấp, kỹ thuật lập kế hoạch truyền thông là những vấn đề khá mới trong hoạt động truyền thông và tiếp thị thị trường tại Việt Nam. Các nhà quản lý cần lưu ý những kênh truyền thông này nhằm khai thác hết những tiềm năng sẵn có của doanh nghiệp, đưa thông tin về sản phẩm và dịch vụ đến với khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả, qua đó tạo ra một vị trí vững chắc trong suy nghĩ, tiềm thức của khách hàng.

Theo Vietinbank
http://www.vietinbank.vn/web/home/vn/research/10/100519.html